خدمة · التحول الرقمي

تنسيق يربط الأنظمة والقواعد والأفراد

يمر معظم العمل المؤسسي بأنظمة وفرق متعددة قبل أن يكتمل. وتصمّم X-Shift الطبقة التي تدعمه، وتشمل بنية سير العمل، ومنطق القرار، وعمليات التسليم بين الأتمتة والعاملين الذين يتولون ما لا ينبغي أن تتولاه الأتمتة.

ما نقدّمه

منهجية التصميم وراء أتمتة قابلة للتوسع

تقدّم X-Shift القدرة المهنية التي تحدد ما إذا كانت الأتمتة ستحقق قيمتها المرجوّة. فتُرسى استراتيجية الأتمتة أولًا (ما تؤتمته المنشأة، وبأي ترتيب، ووفق أي معيار)، تليها بنية سير العمل التي تنقل العمل عبر الأنظمة والفرق بوصفه مسارًا واحدًا خاضعًا للحوكمة. وتُفصل قواعد الأعمال ومنطق القرار عن منطق الإجراء، بحيث يمكن تعديل السياسات دون إعادة بناء الإجراء. وتُصمَّم الخطوات البشرية بالعناية نفسها، لأن معظم الرحلات المؤسسية تعتمد على عاملين يتولون التقدير والاعتماد والاستثناءات. والممارسة محايدة تجاه الحلول: إذ تُحدَّد البنية وفق متطلبات العميل ومنظومته القائمة، ويأتي اختيار المنصة تابعًا لها لا مُملِيًا عليها.

  1. 01استراتيجية الأتمتة
  2. 02بنية سير العمل
  3. 03فصل القواعد عن الإجراء
  4. 04خطوات بشرية مصمَّمة عن قصد
  5. 05المنصة تتبع التصميم
  6. 06منظومة خاضعة للحوكمة

القدرات

الاستراتيجية والبنية والضبط

تنجح الأتمتة أو تخفق بناءً على قرارات التصميم التي تُتخذ قبل بدء التنفيذ.

01 / 07

استراتيجية الأتمتة

ما تؤتمته المنشأة وبأي ترتيب، مع اختيار المرشحات بناءً على الحجم واستقرار القواعد والقيمة وجاهزية الإجراء الأساسي.

02 / 07

بنية سير العمل

كيف يتقدم العمل عبر الأنظمة والفرق والقنوات بوصفه مسارًا واحدًا خاضعًا للحوكمة، مع تحديد الحالة والملكية ومعايير الخدمة في كل نقطة.

03 / 07

تصميم تنسيق الإجراءات

طبقة التنسيق التي ترتّب الخطوات عبر التطبيقات، وتحافظ على حالة الإجراء، وتدير المؤقتات والتصعيد، وتحتفظ بسجل كامل للتنفيذ.

04 / 07

قواعد الأعمال وأتمتة القرار

منطق السياسات والأهلية مُدار بمعزل عن منطق الإجراء، بحيث تستطيع الأعمال مراجعة القواعد وإصدار نسخها وتعديلها دون إعادة بناء مسارات العمل.

05 / 07

تصميم سير العمل بين الأفراد والأنظمة

إسناد العمل وطوابيره والموافقات والتصعيد مصمَّمة حول العاملين الذين يؤدونها، مع عرض المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار عند نقطة القرار.

06 / 07

بنية الأتمتة

نقاط التكامل، ومعالجة الأحداث، والتعافي من الأخطاء، وتصميم التدقيق، بما يضمن أن يعمل العمل المؤتمت على نحو متوقع حين تكون الأنظمة متدهورة أو غير متاحة.

07 / 07

حوكمة الأتمتة

المعايير والملكية وضبط التغيير ومراقبة الأداء للإجراءات المؤتمتة، بما يمنع تكاثر منظومة غير مُدارة من المسارات غير الموثّقة.

البنية

الطبقات التي يحددها تصميم التنسيق

تُصمَّم كل طبقة بشكل مستقل وعن قصد، بحيث لا يستلزم تغيير السياسة تغيير الإجراء، ولا يستلزم تغيير الإجراء تغيير التكامل.

  1. 01استقبال العمل
  2. 02التنسيق وحالة الإجراء
  3. 03طبقة القرار والقواعد
  4. 04إجراءات الأنظمة
  5. 05التقدير البشري ومعالجة الاستثناءات
  6. 06التدقيق والمراقبة

فصل القواعد عن الإجراء، وفصلهما معًا عن التكامل، هو ما يُبقي منظومة الأتمتة قابلة للتكيّف.

المخرجات

ما يتسلّمه فريق التنفيذ

مواصفات مفصّلة بما يكفي للتنفيذ وفقها ولمساءلة المورّد بناءً عليها.

01

استراتيجية الأتمتة وتقييم المرشحات

ما يُؤتمت وبأي ترتيب، مع تقييم كل مرشح من حيث الحجم واستقرار القواعد والقيمة وجاهزية الإجراء.

02

بنية سير العمل

كيف يتقدم العمل عبر الأنظمة والفرق والقنوات بوصفه مسارًا واحدًا خاضعًا للحوكمة، مع تحديد الحالة والملكية ومعايير الخدمة في كل نقطة.

03

دليل قواعد الأعمال

منطق السياسات والأهلية والتوجيه موثّق بمعزل عن الإجراء، وبإصدارات تتيح للأعمال تعديل القواعد دون إعادة البناء.

04

تصميم التفاعل بين الأفراد والأنظمة

الطوابير والإسناد والموافقات والتصعيد مصمَّمة حول من يؤدونها، مع توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار عند نقطة القرار.

05

المواصفات الفنية للتنسيق

نقاط التكامل، ومعالجة الأحداث، والتعافي من الأخطاء، وسلوك إعادة المحاولة، وتصميم التدقيق، بما في ذلك السلوك حين يكون أحد الأنظمة متدهورًا أو غير متاح.

06

معايير حوكمة الأتمتة

الملكية والمعايير وضبط التغيير ومراقبة الأداء، مُرساة قبل أن تبدأ منظومة الأتمتة في التوسع.

المنهجية

البنية قبل الأتمتة

يُصمَّم الاستثناء بالعناية نفسها التي يُصمَّم بها المسار المباشر، لأن معظم التكلفة تكمن في الاستثناءات.

أدلة لا ادعاءاتتُنتج كل مرحلة مُخرجًا قابلًا للفحص.
01 / 06
01

ترشيح الأتمتة

تُقيَّم الإجراءات من حيث قيمة أتمتتها وجاهزيتها، مع استبعاد العمل الذي ينبغي إعادة تصميمه أو إلغاؤه قبل النظر في أي أتمتة.

المُخرجاستراتيجية الأتمتة وتقييم المرشحات
02 / 06
02

بنية سير العمل

يُصمَّم المسار الكامل عبر الأنظمة والفرق والقنوات، مع تحديد الحالة والملكية ومعايير الخدمة في جميع مراحله.

المُخرجبنية سير العمل
03 / 06
03

القواعد والقرارات

يُنمذَج منطق السياسات والأهلية والتوجيه بمعزل عن مسار الإجراء، بحيث يبقى قابلًا للمراجعة والتعديل من قِبل الأعمال.

المُخرجدليل قواعد الأعمال
04 / 06
04

تصميم الأفراد والأنظمة

تُصمَّم الخطوات المؤتمتة والخطوات البشرية بالتزامن، بما في ذلك الطوابير والموافقات ومسارات التصعيد ومعالجة الاستثناءات.

المُخرجتصميم التفاعل بين الأفراد والأنظمة
05 / 06
05

البنية التقنية

تُحدَّد مواصفات التكامل والأحداث ومعالجة الأخطاء والتدقيق، بحيث تعمل طبقة التنسيق على نحو متوقع في ظروف التشغيل الفعلية.

المُخرجالمواصفات الفنية للتنسيق
06 / 06
06

نموذج الحوكمة

تُرسى الملكية والمعايير وضبط التغيير ومقاييس الأداء قبل أن تبدأ منظومة الأتمتة في التوسع.

المُخرجمعايير حوكمة الأتمتة

متى تحتاج إليها

مهام مؤتمتة، ورحلات غير مؤتمتة

الأتمتة المعزولة شائعة، أما التنسيق المتكامل من البداية إلى النهاية فنادر.

كثيرًا ما تنجح المنشآت في أتمتة مهام منفردة، ومع ذلك تبقى الرحلة الكاملة مجزّأة، لأنه لا شيء ينسّق التسلسل أو يحافظ على الحالة أو يدير الاستثناءات. فيتوقف العمل بين الخطوات المؤتمتة، ولا تستطيع أي جهة تحديد موضع الطلب حاليًا.

مسؤوليات العميل

ما يتطلبه المشروع من العميل

يعتمد تصميم التنسيق على معرفة ما تتضمنه منظومة الأتمتة القائمة، وهو عادةً أكثر مما يذكره الجرد.

  • 01

    جرد بالأتمتة والبرمجيات النصية والتكاملات القائمة، بما فيها تلك التي طوّرتها فرق الأعمال محليًا

  • 02

    الوصول إلى مسؤولي السياسات القادرين على تأكيد قواعد الأعمال السارية ومن يملك صلاحية تعديلها

  • 03

    مسؤولون مسمّون عن الأنظمة التي ستستدعيها طبقة التنسيق، مع وثائق الواجهات الخاصة بها

  • 04

    قرار بشأن الاستثناءات التي يجب أن تبقى لدى العاملين، تتخذه جهة مُساءَلة عن النتيجة

النتائج

عمل يتقدم، ويبقى مرئيًا أثناء تقدمه

التغييرات الناتجةتتقدم الطلبات من البداية إلى النهاية دون توقف بين الأنظمة. وتُوجَّه الاستثناءات بدلًا من أن تضيع، وتستطيع القيادة رصد حجم العمل وتقادمه واختناقاته بينما لا يزال هناك وقت للتصرف.
  1. 01

    مسار منسَّق واحد لكل رحلة بدلًا من خطوات مؤتمتة منفصلة

  2. 02

    رؤية مباشرة للموضع الحالي لكل طلب ومدة انتظاره

  3. 03

    تعديل السياسات عبر قواعد الأعمال لا عبر إعادة البناء

  4. 04

    منظومة أتمتة لها مسؤولون ومعايير وضبط للتغيير

الاستمرارية

أين ينبغي أن تتوقف الأتمتة، وما الذي يحافظ على هذا الحد

  1. 01

    يحدد كل تصميم للتنسيق حدًّا فاصلًا: عمل يُنجزه النظام، وعمل يتطلب تقديرًا أو صلاحية تقديرية أو مساءلة لا ينبغي أن يتحملها نظام. وهذا الحد هو أثمن ما يُنتجه المشروع، وأول ما يتآكل. فتحت ضغط التكاليف، تنتقل خطوات عبره، وتُؤتمت استثناءات لأنها متكررة لا لأنها ملائمة، ولا تسجّل أي جهة متى تحرّك الحد.

  2. 02

    يطلب بعض العملاء لاحقًا من X-Shift توسيع الأتمتة لتشمل الأعمال القائمة على الاستدلال. وX.24 هو موضع هذه القدرة، ويُطرح هنا بوصفه حدًّا لا توصية: فالتنفيذ الوكيلي ملائم فقط حين تكون النتيجة قابلة للتحقق، والإجراء قابلًا للعكس أو محدود الأثر، وتبقى جهة مسمّاة مُساءَلة عن قرار النظام. وحين لا تتوفر هذه الشروط، يكون التصميم الصحيح إبقاء الخطوة لدى شخص، وستذكر هذه الخدمة ذلك صراحةً.

  3. 03

    لا تشمل هذه الخدمة تلك المنصة، ولا تفترضها، ولا تُسعَّر معها. وتُعَدّ بنية التنسيق للتنفيذ على منصة سير العمل أو التكامل التي يملك العميل ترخيصها بالفعل، وحين يكون العميل قد استثمر في إحداها، تكون هي المنصة المستهدفة في التصميم. وتجدر الإشارة إلى أن تنفيذ التصميم على أدوات خارج المجموعة المدعومة يعني أن يتولى فريق العميل المراقبة التشغيلية، وأن منظومة الأتمتة غير المراقبة تتدهور دون سابق إنذار.

الأسئلة الشائعة

أسئلة تُطرح عادةً قبل التكليف بهذا العمل

ما المدة المعتادة لأعمال التصميم؟

تتحدد مدة التصميم بعدد الرحلات المشمولة بالنطاق وحالة الإجراءات الأساسية. وحين لا تكون الإجراءات قد أُعيد تصميمها، ينبغي تأجيل هذا العمل، لأن تنسيق إجراء غير ملائم يُرسّخ عيوبه.

ما المطلوب من العميل لإنجاح هذا العمل؟

جرد بالأتمتة القائمة بما فيها المطوَّرة محليًا، والوصول إلى مسؤولي السياسات، ووثائق الواجهات للأنظمة التي ستستدعيها الطبقة. والأتمتة المطوَّرة محليًا هي الأهم والأصعب في تحديدها.

كيف يُتعاقد على هذا العمل ويُسعَّر؟

التصميم بنطاق ثابت مقابل مخرجات محددة. ويُتعاقد على التنفيذ والتكامل بشكل منفصل، وكثيرًا ما يكون ذلك مع شريك التنفيذ الحالي لدى العميل، إذ يُعَدّ التصميم ليُنفّذه أي طرف كفء. ولا تشمل الأتعاب أي ترخيص لمنصة.

لدينا منصة أتمتة وفريق بالفعل. فهل نحتاج إلى هذا المشروع؟

إذا كان فريق العميل يفصل القواعد عن الإجراء بالفعل، ويصمّم الاستثناءات عن قصد، ويحوكم المنظومة، فلا حاجة إلى هذا المشروع. والفجوة الشائعة هي الحوكمة: إذ تتراكم الأتمتة دون مسؤولين أو ضبط للتغيير، فيصبح النطاق المناسب وضع المعايير ومراجعة المنظومة لا مشروع تصميم.

التالي

الخطوات التالية المقترحة

01

صمّم بنية رحلة واحدة من البداية إلى النهاية

بنية سير العمل، وفصل القواعد، وتصميم التفاعل بين الأفراد والأنظمة، والمواصفات الفنية لرحلة واحدة، مُعدّة للتسليم إلى أي فريق تنفيذ.

يناسب الحالات التي توجد فيها خطوات مؤتمتة بينما لا تزال الرحلة تتوقف بينها.

استشر X-Shift
02

أعِد تصميم الإجراء أولًا

حين لم يُفحص الإجراء الأساسي قط، فإن التنسيق سيُرسّخ عيوبه. ولهذا يأتي تحويل الإجراءات أولًا لسبب وجيه.

يناسب الحالات التي تطوّر فيها الإجراء تلقائيًا بدلًا من أن يُصمَّم.

تحويل الإجراءات

ستوصي X-Shift بالمسار الثاني بدلًا من الأول أكثر مما تقتضيه الاعتبارات التجارية.

هل هذا هو العمل الذي تحتاجه؟

عادةً ما تكفي محادثة قصيرة لتحديد ما إذا كان هذا هو المشروع المناسب، أو مشروعًا بنطاق أضيق، أو بديلًا آخر.