خدمة · تجربة العملاء

المنصة الجديدة لا تُصلح عمليات لم تُصمَّم أصلًا

تحوّل X-Shift مراكز الاتصال بوصفها عمليات، لا مشاريع تقنية. إذ يُقيَّم أداء العمليات، ويُحدَّد نموذج التشغيل المستهدف، وتُصمَّم الإجراءات والمعرفة والقوى العاملة والأتمتة والبنية اللازمة لدعمه. ثم تُحدَّد التقنية لخدمة هذا التصميم، وتُقيَّم بناءً على جدارتها لا على العلاقات.

ما نقدّمه

إعادة تصميم العمليات على مستوى الأفراد والإجراءات والتقنية والذكاء الاصطناعي بشكل متكامل

تقيّم X-Shift العمليات بناءً على الأدلة: دوافع التواصل، وأنماط المعالجة، ومعدلات الحل، ونتائج الجودة، وتعقيدات الأنظمة، وتكلفة الخدمة. ثم تُحدَّد استراتيجية الخدمة ونموذج التشغيل المستهدف، إلى جانب العناصر التي تُمكّنه من العمل: تصميم التفاعلات متعددة القنوات، وتصميم الحالات وسير العمل، واستراتيجية المعرفة، وإدارة القوى العاملة والجودة، والأتمتة والذكاء الاصطناعي اللذين يُنهيان العمل بدلًا من نقله. وتُحدَّد البنية التقنية وفق هذه المتطلبات، وتبقى محايدة تجاه الحلول؛ وحين تكون إحدى منصات X-Shift مناسبة، تُقترح على الأساس ذاته الذي يُقترح به أي خيار آخر. ويستمر التحسين بعد تشغيل العمليات، فلا يتوقف تحسين الأداء عند إغلاق برنامج التحول.

  1. 01التقييم التشغيلي
  2. 02استراتيجية الخدمة ونموذج التشغيل
  3. 03تصميم القنوات المتعددة والحالات
  4. 04المعرفة والقوى العاملة والجودة
  5. 05الأتمتة والذكاء الاصطناعي
  6. 06البنية والتحسين

القدرات

ما الذي يحدد أداء عمليات الخدمة

تعاقد على برنامج التحول كاملًا، أو على المجالات المحددة التي يتعثر فيها الأداء حاليًا.

01 / 12

تقييم مركز الاتصال

مراجعة قائمة على الأدلة لدوافع التواصل، وأنماط المعالجة، وأداء الحل والجودة، وتعقيدات الأنظمة، وتكلفة الخدمة عبر كل قناة تشغيلية.

02 / 12

استراتيجية مركز الاتصال

الدور الذي تؤديه عمليات الخدمة للأعمال: ما الذي تحلّه وتمنعه وتؤتمته، وما الذي يُصعَّد إلى التقدير البشري.

03 / 12

نموذج التشغيل المستهدف

الهيكل والأدوار والمهارات ونموذج الطاقة الاستيعابية وأساليب العمل اللازمة لتنفيذ استراتيجية الخدمة بالأحجام والمعايير التي تلتزم بها المنشأة.

04 / 12

استراتيجية القنوات المتعددة

القنوات المقدَّمة، والغرض من كل منها، وكيف ينتقل العملاء بينها، وكيف يُحتفظ بالسياق عبر جهات التواصل بدلًا من البدء من جديد في كل مرة.

05 / 12

تصميم التفاعلات والرحلات

تصميم تفاعلات الخدمة من البداية إلى النهاية، من أول تواصل حتى الحل، بما في ذلك التسليم بين الأتمتة والوكلاء وفرق المكاتب الخلفية.

06 / 12

البنية التقنية

بنية القدرات والتكامل التي تتطلبها العمليات، محددة بمعزل عن المورّد، بحيث يمكن تقييم خيارات المنصات مقابل متطلبات موثّقة.

07 / 12

استراتيجية الذكاء الاصطناعي والأتمتة

المواضع التي ينبغي فيها للأتمتة والذكاء الاصطناعي أن يحلّا أو يساعدا أو يصعّدا، والبيانات والمعرفة اللازمة لهما، وطريقة الإشراف على قراراتهما وقياسها.

08 / 12

استراتيجية المعرفة

مصدر واحد خاضع للحوكمة لمعرفة الخدمة، مُهيكل لاستخدام الوكلاء والخدمة الذاتية والذكاء الاصطناعي، مع ملكية ودورات تحديث تحافظ على دقته.

09 / 12

استراتيجية القوى العاملة والجودة

تخطيط الطاقة الاستيعابية والجدولة وإدارة المهارات والجودة، مصمَّمة بحيث تُدار مستويات الخدمة ونتائج الجودة بالصرامة نفسها.

10 / 12

إطار الأداء

المؤشرات والمستهدفات والتقارير التي تُبيّن أداء العمليات مقابل نتائج العملاء والتكلفة والجودة، وتحدد الجهة المسؤولة عن كل منها.

11 / 12

خارطة طريق التحول

خطة متسلسلة للانتقال من العمليات الحالية إلى الوضع المستهدف، تتضمن الاعتماديات ومتطلبات الاستثمار ونقاط القرار التنفيذية.

12 / 12

التحسين

تحسين مستمر للأداء بعد التحول: خفض دوافع التواصل، وتحسين الإجراءات، وتحسين الأتمتة، ورفع الجودة مقابل خطوط أساس مقيسة.

المخرجات

المخرجات المقدَّمة ضمن التحول

مخرجات يمكن تحديدها في بيان العمل والتدقيق عليها لاحقًا.

01

تقرير التقييم التشغيلي

تحليل دوافع التواصل، وأداء المعالجة والحل، وتعقيدات الأنظمة، وتكلفة الخدمة، مع بيان قاعدة الأدلة لكل نتيجة.

02

نموذج التشغيل المستهدف

الهيكل والأدوار والمهارات ونموذج الطاقة الاستيعابية وأساليب العمل، محسوبة وفق الأحجام ومعايير الخدمة التي تلتزم بها العمليات.

03

تصاميم إجراءات الخدمة والتفاعلات

تصاميم شاملة لأنواع التواصل ذات الأولوية، تشمل التصعيد والتسليم ومسارات الاستثناء التي تستحوذ على معظم التكلفة.

04

نموذج المعرفة وخريطة الملكية

هيكل المعرفة، ومعايير المقالات، ودورة المراجعة، والمسؤولون المسمّون، محددة لاستخدام الوكلاء والخدمة الذاتية والأتمتة على حد سواء.

05

بنية القدرات والتكامل

متطلبات مستقلة عن المورّدين لمنظومة المنصات، مكتوبة بحيث تُقيَّم المنصات المرشحة مقابل العمليات بدلًا من أن تُعرض عليها.

06

إطار الأداء وخارطة الطريق

تعريفات المؤشرات والمستهدفات والتقارير حسب الجمهور، مع خطة التحول المتسلسلة واعتمادياتها ونقاط القرار فيها.

المنهجية

الأدلة أولًا، ثم نموذج التشغيل، ثم التقنية

للتسلسل أهميته. فالعمليات التي تختار التقنية قبل إعادة تصميم عملياتها ترث الأداء نفسه على منصة أحدث.

مصمَّم للتشغيل، لا للعرضيجب أن يصمد التصميم أمام الواقع التشغيلي.
01 / 05
01

تقييم العمليات

تُحلَّل دوافع التواصل، وبيانات المعالجة والحل، ونتائج الجودة، وتعقيدات الأنظمة، وتكلفة الخدمة، لتحديد مواضع فقدان الأداء.

المُخرجتقرير التقييم التشغيلي
02 / 05
02

تحديد الاستراتيجية ونموذج التشغيل

يُتفق على ما يجب أن تقدّمه العمليات، ثم يُصمَّم الهيكل والأدوار ونموذج الطاقة الاستيعابية وأساليب العمل اللازمة لدعم التنفيذ.

المُخرجنموذج التشغيل المستهدف
03 / 05
03

تصميم الإجراءات والمعرفة والأتمتة

تُصمَّم إجراءات الخدمة ومعالجة الحالات والتصعيد والمعرفة، وتُحدَّد المواضع التي تحلّ فيها الأتمتة والذكاء الاصطناعي العمل بدلًا من تأجيله.

المُخرجتصاميم إجراءات الخدمة والتفاعلات والمعرفة
04 / 05
04

تحديد البنية التقنية

تُحدَّد متطلبات القدرات والتكامل بمعزل عن المورّد، ويُدعَم تقييم المنصات واختيارها مقابل هذه المتطلبات.

المُخرجبنية القدرات والتكامل
05 / 05
05

إرساء الأداء والتحسين

يُطبَّق إطار الأداء والحوكمة، ويستمر تحسين العمليات مقابل خطوط أساس مقيسة بعد تشغيلها.

المُخرجإطار الأداء وخارطة طريق التحول

متى تحتاج إليها

استُبدلت الأدوات مرتين، ومع ذلك لم يتحسن الأداء

أداء الخدمة مقيّد بطريقة تصميم العمليات، لا بالمنصة التي تعمل عليها.

تتراكم في مراكز الاتصال القنوات وقوائم الانتظار والأنظمة والاستثناءات بوتيرة أسرع من إعادة تصميم العمليات التي تحملها. وكل إضافة منطقية بمفردها. لكنها مجتمعةً تُنتج وقت معالجة لا ينخفض، وتواصلًا متكررًا لا يتحمل أحد مسؤوليته، ووكلاء يبذلون جهدًا في التنقل بين الأنظمة يفوق جهدهم في حل الطلبات.

الوضع الحالي وما بعده

العمليات قبل إعادة التصميم وبعدها

معظم التغيير هيكلي؛ وقليل منه فقط يظهر على الشاشة.

الوضع الحاليالوضع المستقبلي
  1. تعمل القنوات بوصفها قوائم انتظار منفصلة بقواعد منفصلة وتقارير منفصلة
    عمليات خدمة واحدة عبر القنوات، بسياق مشترك ومعايير مشتركة
  2. تُقاس الأتمتة بعدد جهات التواصل التي تحوّلها
    تُقاس الأتمتة بالحل، مع تصعيد يحمل السياق كاملًا
  3. تُدار المعرفة محليًا، فتختلف الإجابة باختلاف الوكيل المجيب
    مصدر معرفة واحد خاضع للحوكمة، بمسؤولين مسمّين ودورة مراجعة
  4. تُخطَّط الطاقة الاستيعابية وفق الحجم، لا وفق سبب التواصل
    تُخفَّض دوافع التواصل من مصدرها، وتُخطَّط الطاقة الاستيعابية وفق ما يتبقى
  5. تُتخذ القرارات التقنية قبل إعادة تصميم العمليات
    متطلبات المنصة مستمدة من نموذج التشغيل وتُقيَّم مقابله

مسؤوليات العميل

ما يتطلبه المشروع من العميل

يعتمد تحويل مركز الاتصال على الوصول إلى العمليات كما تعمل فعليًا، لا كما هي موثّقة.

  • 01

    الوصول إلى بيانات التفاعلات والمعالجة والجودة للفترة محل المراجعة، بما في ذلك قوائم الانتظار التي لا تتوفر لها تقارير

  • 02

    تفويض بمراقبة الخدمة الفعلية والتشاور مع وكلاء الخطوط الأمامية دون حضور مشرفيهم

  • 03

    مسؤول عمليات مسمّى يملك صلاحية تعديل التوجيه والإجراءات ومعايير الجودة

  • 04

    قرار بشأن ما إذا كانت منظومة المنصات الحالية مشمولة بالاستبدال، يُتخذ قبل بدء أعمال البنية

النتائج

تحلّ العمليات نسبة أكبر من تواصل العملاء، بتكلفة أقل

ما الذي يتغيرتنتقل الخدمة من إدارة الحجم إلى خفض أسباب التواصل. وتُنجز الأتمتة العمل من البداية إلى النهاية حيثما أمكن، وتصعّد بالسياق الكامل حيث لا يمكن، وتحدد التقارير السبب التشغيلي وراء كل تغيّر في المؤشرات.
  1. 01

    عمليات خدمة واحدة عبر القنوات بدلًا من فرق قنوات مستقلة

  2. 02

    سياق يرافق العميل عبر جهات التواصل والقنوات وعمليات التسليم

  3. 03

    أتمتة تُقاس بالحل لا بالتحويل

  4. 04

    إجابات متسقة، لأن للمعرفة مسؤولًا واحدًا ومصدرًا واحدًا

  5. 05

    تقارير أداء تسمّي السبب التشغيلي وراء كل مؤشر

الاستمرارية

يتراجع نموذج التشغيل ما لم يُحافَظ عليه بفاعلية

  1. 01

    تتآكل تصاميم الخدمة تدريجيًا. إذ تبتعد قواعد التوجيه عن التصميم مع إضافة الاستثناءات، وتُعدَّل مقالات المعرفة دون مراجعة، ولا يبقى إطار الأداء إلا ما دام الشخص الذي أعدّ التقارير باقيًا. وخلال عام إلى عامين تعود العمليات إلى إدارة الحجم، ويصف التقييم الذي أنتج التصميم عمليات لم تعد موجودة.

  2. 02

    يحتفظ معظم العملاء بالتصميم داخل المنصة التي تشغّل الخدمة، لأن النموذج المُرمَّز حيث يجري العمل يبقى مطبَّقًا، أما النموذج الموصوف في وثيقة فيُتنازل عنه تدريجيًا. وX.Orbit هي المنصة التي يحتفظ فيها عملاء X-Shift في الغالب بمعالجة الحالات وتوجيه القنوات والمعرفة الخاضعة للحوكمة، بينما توفر X.24 الحل الآلي الذي يفترضه التصميم في واجهة العمليات.

  3. 03

    لا تشمل هذه الخدمة تلك المنصات، ولا تفترضها، ولا تُسعَّر معها. ويمكن ترميز نموذج التشغيل نفسه في منظومة مركز الاتصال التي يرخّصها العميل بالفعل، وحين يكون قد استثمر فيها مؤخرًا، يكون ذلك عادةً النهج المناسب. والمفاضلة هنا أن رؤية X-Shift للانحراف تصبح أقل، لذا يجب أن تكون دورية المراجعة أكثر تكرارًا، وأن يحظى المسؤول الداخلي بالموارد الكافية.

أسئلة شائعة

أسئلة تُطرح عادةً قبل التعاقد على هذا العمل

ما المدة المعتادة لتحول من هذا النوع؟

التقييم محدد ويمكن توقعه. أما مدة المراحل اللاحقة فتعتمد على عدد أنواع التواصل المشمولة بالنطاق، ونسبة المنظومة التي ستُستبدل، وسرعة اتخاذ القرارات المتعلقة بالهيكل. وستحدد X-Shift المدة وفق مجموعة محددة من أنواع التواصل، لا وفق العمليات كلها دفعة واحدة.

ما المطلوب من العميل لنجاح هذا العمل؟

بيانات التفاعلات والجودة، والوصول إلى العمليات الفعلية بما في ذلك موظفو الخطوط الأمامية، ومسؤول عمليات يملك صلاحية تعديل التوجيه والإجراءات. ودون إتاحة المراقبة، يعود التقييم إلى الوثائق، وهي المادة نفسها موضع التساؤل.

كيف يُتعاقَد على هذا العمل ويُسعَّر؟

عادةً على مراحل: التقييم، ثم التصميم، ثم دعم التنفيذ، وتُسعَّر كل مرحلة على حدة بحيث يستطيع العميل التوقف بعد أي مرحلة. وتغطي الرسوم الجهد الاستشاري فقط؛ ولا تشمل أي ترخيص للمنصات. وحين يرغب العميل في استمرار مشاركة X-Shift خلال التنفيذ، يكون ذلك ترتيبًا تجاريًا منفصلًا.

المنشأة في منتصف تطبيق منصة بالفعل. فهل فات أوان التعاقد؟

ليس بالضرورة، لكن القيمة تختلف. إذ يظل التقييم وأعمال نموذج التشغيل قابلة للتطبيق، وكثيرًا ما تفسّر سبب صعوبة التطبيق أكثر من المتوقع. أما ما لا تستطيع X-Shift فعله في هذه المرحلة فهو تقديم قرار المنصة على أنه لا يزال مفتوحًا؛ إذ يجب مواءمة التصميم مع ما جرى التعاقد عليه.

التالي

الخطوات التالية المقترحة

01

اطلب التقييم التشغيلي

مراجعة محددة النطاق لأدلة دوافع التواصل والمعالجة والجودة وتكلفة الخدمة، تُقدَّم مع نتائج مُتتبَّعة إلى أسبابها التشغيلية.

مناسب حين لا يتحسن الأداء ولا يمكن تحديد السبب.

استشر X-Shift
02

ابدأ بإجراءات الخدمة

حين يكون نموذج التشغيل سليمًا ويكمن الخلل في معالجة الحالات والتصعيد ومستويات الخدمة، يمكن تنفيذ أعمال تصميم الإجراءات بشكل مستقل.

مناسب حين يختلف الحل باختلاف الفريق لا باختلاف القناة.

تصميم إجراءات خدمة العملاء

إذا كانت العمليات تؤدي بشكل مناسب وكان الضغط متعلقًا بالتكلفة فقط، فينبغي توضيح ذلك مبكرًا، إذ يتغير نطاق هذا العمل تغيرًا كبيرًا.

هل هذا هو العمل الذي تحتاجه؟

عادةً ما تكفي محادثة قصيرة لتحديد ما إذا كان هذا هو المشروع المناسب، أو مشروعًا بنطاق أضيق، أو بديلًا آخر.